Word naar
PDF

Wanneer Word naar PDF converteren zinvol is

Meestal omdat de ontvanger expliciet om een PDF heeft gevraagd. Sollicitaties, academische inleveringen, formulieren van de overheid, declaraties — iedereen wil PDF, geen Word. De reden is dat een PDF op elke machine hetzelfde oogt. Een .docx die er op jouw laptop netjes uitziet, kan op de machine van de ontvanger uitlopen als die andere lettertypen heeft geïnstalleerd, een andere Word-versie of het in iets anders dan Word opent (Google Docs, Pages, LibreOffice). Een PDF sturen haalt dat risico weg: de ontvanger ziet precies wat jij zag.

De andere veelvoorkomende reden is definitiviteit. Een als PDF verstuurd document is er een waarvan je niet meer verwacht dat eraan wordt geknoeid. De motivatiebrief is de definitieve versie, het voorstel is definitief, het rapport is wat het is. Een .docx sturen nodigt uit tot wijzigingen; een PDF sturen zegt «dit is de versie».

Wat er ingaat, wat eruit komt

De tool accepteert .docx-bestanden (het moderne Word-formaat sinds Word 2007). Oudere .doc-bestanden worden niet ondersteund — het binaire Word-formaat van vóór 2007 verschilt te veel van het moderne XML-formaat om betrouwbaar in de browser gerenderd te worden. Heb je een .doc, open hem dan in Word, Google Docs of LibreOffice en sla hem eerst als .docx op; converteer daarna hier.

De uitvoer is een PDF die op je document lijkt. Koppen, alinea's, tabellen, afbeeldingen, lijsten, kop- en voetteksten en paginanummers komen er allemaal door. Wat je over het resultaat moet weten:

• De uitvoer is op afbeeldingen gebaseerd — tekst is niet te selecteren. De tool rendert elke pagina van je document als HTML in de browser, maakt er een foto van en slaat het PDF op als een reeks van die foto's. Dat is de enige manier om getrouwheid te garanderen. De keerzijde: ontvangers kunnen geen tekst uit het PDF kopiëren of erin zoeken. Voor een cv of een eindrapport is dat meestal prima — het document is bedoeld om gelezen te worden, niet om er tekst uit te halen. Telt selecteerbaarheid wel (rechtelijke stukken, academische artikelen die op inhoud doorzocht worden), gebruik dan Words eigen «Opslaan als PDF» als je dat hebt, of een andere conversietool.
• Lettertypen kunnen niet exact overeenkomen. Word-documenten verwijzen naar lettertypen op naam (Calibri, Cambria, Arial). In de browser zijn die misschien niet geïnstalleerd; de tool vervangt ze door metriek-compatibele alternatieven uit Google Fonts (een regel Calibri-tekst neemt ongeveer dezelfde breedte en hoogte in als in echte Calibri). Het resultaat ligt heel dicht in de buurt, een grafisch ontwerper zou het verschil zien. In dagelijkse documenten is de vervanging niet te onderscheiden.
• Opmerkingen en bijgehouden wijzigingen worden afgevlakt. Heeft je .docx nog onverwerkte wijzigingen of opmerkingen in de marge, dan toont het PDF ze zo. Accepteer de wijzigingen en sluit de opmerkingen in Word af voordat je converteert als je ze niet in de uitvoer wilt.

Wat blijft, wat niet

Wat schoon doorkomt:

• Kopstijlen, broodtekst, alinea-afstand, lijsten.
• Tabellen met inhoud, randen en arcering.
• Ingebedde afbeeldingen (foto's, uit Excel gekopieerde grafieken, screenshots).
• Kop- en voetteksten, paginanummers, voetnoten.
• Paginaformaat en -oriëntatie (A4, Letter, liggend).

Wat het mogelijk niet perfect overleeft:

• Complexe opmaak — meerkoloms-documenten, zijbalken met zwevende afbeeldingen, callouts. De tool kan ermee omgaan, maar het resultaat kan iets afwijken van de exacte rendering van Word.
• Formuliervelden — interactieve elementen (selectievakjes, dropdowns) worden platte inhoud. Het formulier blijft leesbaar, alleen niet meer interactief.
• Macro's en ingebedde objecten — macro's draaien niet, ingebedde Excel-bladen gaan over in hun zichtbare weergave, ingebedde video's worden statische placeholder-beelden.
• Hyperlinks — de URL-tekst verschijnt en is zichtbaar, maar is in het PDF niet klikbaar (omdat het PDF op afbeeldingen gebaseerd is).

Praktische aantekeningen

1. Lange documenten duren langer. Een document van 200 pagina's moet pagina voor pagina gerenderd en vastgelegd worden, wat op een typische laptop minuten kost. Wees geduldig bij de eerste run — de tool hangt niet, hij werkt zich door de pagina's heen.
2. Voor een kleiner PDF stuur je het resultaat na de conversie door compress-pdf. PDF's gemaakt uit Word-documenten met veel afbeeldingen kunnen groter uitvallen dan nodig.
3. Voor de andere richting (PDF terug naar Word) zie pdf-to-word. Bedenk dat de heen-en-terug Word → PDF → Word de oorspronkelijke Word-opmaak helemaal kwijtraakt — het tweede Word zou een Word-document zijn dat is opgebouwd uit het PDF op afbeeldingen, sterk anders dan het oorspronkelijke .docx.
4. Moet het document worden ondertekend, doe dat na de conversie: converteer hier eerst en zet je handtekening met sign-pdf op het resulterende PDF.

Wat er met je bestand gebeurt

Het .docx dat je erin laat vallen wordt geladen in het geheugen van je browser. Het wordt lokaal geparseerd en gerenderd — de conversie-engine draait in je browser, niet op een server. Het resulterende PDF wordt je als download aangeboden; er wordt niets geüpload, er wordt niets serverzijdig opgeslagen, er blijft nergens een kopie van je document liggen. Je kunt het zelf controleren: open DevTools en houd het Network-tabblad in de gaten tijdens het converteren; je ziet alleen de initiële paginalading en (als analytics aanstaat) anonieme pings — nooit de inhoud van je document.