Word 轉 PDF 線上

什麼時候會想把 Word 轉成 PDF

大多數時候是因為對方明確要求 PDF。求職應徵、學術繳交、政府表單、費用報帳 — 大家都要 PDF,不要 Word。原因是 PDF 在每一台電腦上看起來都一樣。在您筆電上看起來漂亮的 .docx,到對方電腦上有可能版面跑掉,因為對方裝的字型不同、Word 版本不同,或者根本不是用 Word 打開(Google Docs、Pages、LibreOffice)。寄 PDF 就把這個不確定性移除了:對方看到的就是您看到的。

另一個常見原因是「最終性」。用 PDF 寄出去的文件就是不再期待對方繼續編輯的版本。求職信是最終版,提案書是最終版,報告就是這樣。寄 .docx 等於是邀請對方修改;寄 PDF 等於說「就是這個版本」。

什麼進去,什麼出來

本工具接受 .docx 檔案(Word 2007 之後使用的現代 Word 格式)。較舊的 .doc 檔案不支援 — 2007 年以前的 Word 二進位格式跟現代以 XML 為基礎的格式差太多,沒辦法在瀏覽器中可靠地呈現。如果您有 .doc,請先在 Word、Google Docs 或 LibreOffice 開啟,先存成 .docx,再到這裡轉換。

輸出是一份「看起來像」您原本文件的 PDF。標題、段落、表格、圖片、清單、頁首、頁尾、頁碼,全部都會過去。關於結果,值得知道的事:

• 輸出是以圖片為基礎 — 文字無法選取。本工具把您文件的每一頁在瀏覽器中以 HTML 渲染出來,把它拍成圖片,然後把 PDF 存成那一連串圖片的序列。這是保證精確忠實的唯一方式。代價是:對方無法從 PDF 裡複製文字,也無法在裡面搜尋。對於履歷或最終報告通常沒問題 — 文件本來就是給人讀的,不是用來抽文字的。如果文字選取重要(送法院的書狀、要被搜尋引擎索引的學術論文),請使用 Word 自己內建的「另存為 PDF」如果您有,或使用其他轉換工具。
• 字型可能不會完全一致。Word 文件以名稱引用字型(Calibri、Cambria、Arial)。瀏覽器裡可能沒安裝這些字型;本工具會以 Google Fonts 中度量相容的替代字型代換(一行 Calibri 文字會佔差不多一樣的寬度與高度,就像真正的 Calibri 一樣)。結果非常接近,平面設計師會看出差別。對於日常文件,替換是看不出來的。
• 註解與追蹤修訂會被攤平。如果您的 .docx 還有未接受的修訂或頁邊註解,PDF 會原樣呈現。如果不希望它們出現在結果裡,請在轉換前先在 Word 接受修訂、解決註解。

什麼會被保留,什麼不會

會乾淨地通過:

• 標題樣式、本文、段落間距、清單。
• 表格的內容、框線與底色。
• 嵌入圖片(照片、從 Excel 複製來的圖表、螢幕截圖)。
• 頁首、頁尾、頁碼、註腳。
• 頁面大小與方向(A4、Letter、橫向)。

可能無法完美保留的:

• 複雜版面 — 多欄文件、有浮動圖片的側欄、強調框。工具能處理,但結果可能跟 Word 自身的渲染稍有不同。
• 表單欄位 — 互動元素(核取方塊、下拉選單)會變成扁平內容。表單還能讀,但不再能互動。
• 巨集與內嵌物件 — 巨集不會執行,內嵌的 Excel 工作表會變成可見的呈現,內嵌影片變成靜態的佔位圖。
• 超連結 — URL 的文字會出現也看得到,但在 PDF 中無法點擊(因為 PDF 是以圖片為基礎)。

實務提醒

1. 長文件需要更多時間。200 頁的文件需要一頁一頁渲染並擷取,在一般筆電上會花上幾分鐘。第一次跑請耐心等候 — 工具沒有當掉,只是在處理頁面。
2. 想要更小的 PDF,轉換完之後把結果丟進 compress-pdf。從圖片很多的 Word 做出來的 PDF 容易比實際需要還大。
3. 反方向(PDF 回到 Word)請見 pdf-to-word。請注意,Word → PDF → Word 這個來回會把原本 Word 的格式整個丟掉 — 第二份 Word 是從圖片版的 PDF 蓋出來的 Word 文件,跟最初的 .docx 差很多。
4. 如果文件需要簽名,在轉換之後做:先在這裡轉好,然後到 sign-pdf 在做出來的 PDF 上加簽名。

您的檔案會發生什麼事

您丟進去的 .docx 會被讀進您瀏覽器的記憶體。它會在本機被解析與渲染 — 轉換引擎跑在您的瀏覽器,而不是伺服器。產生的 PDF 會以下載的形式提供;沒有任何東西被上傳,沒有任何東西在伺服器側被儲存,您文件的副本不會留在任何地方。您可以親自驗證:打開開發者工具,在轉換的時候看 Network 分頁;只會看到一開始的頁面載入,以及(如果您開了分析)匿名的 ping,絕對不會看到您的文件內容。