PDF 壓縮線上

什麼時候需要壓縮 PDF

多半理由來自外部:某個服務不收檔,因為太大。電子郵件信箱對附件有限制 — 不會問你。政府部門的入口往往更嚴:財政部各區國稅局與電子發票整合服務平台、所得稅電子結算申報(tax.nat.gov.tw)、營業稅網路申報系統,以及勞動部勞保局 e 化服務系統、健保署的健保卡網路服務、政府電子採購網,都對單檔大小設限。身分驗證可使用自然人憑證(IC 卡,內政部憑證管理中心)、行動自然人憑證、健保卡認證、工商憑證(經濟部),或財政部稅務專區的「行動電話認證」、「戶號加查詢碼」。電子簽章服務 — TWCA 臺灣網路認證、HiPKI 中華電信通用憑證管理中心、HiTRUST eCommerce、TAICA,或 DocuSign 取得 eIDAS 等同性合格憑證 — 也都有自己的上限。檔案無法上傳時,壓縮通常是最快的辦法。

第二個理由是傳送本身。50 MB 的合約透過 WhatsApp 或 Telegram 寄得到,但對方下載很慢。三張用手機拍的發票合計 80 MB,要附在 SAP Concur 的差旅費報銷上不便利。檔案小一點,工作就順得多。

選擇品質,看結果

本工具有兩種模式。在品質模式下有三檔 — 高(接近原檔)、中(平衡的預設,適合多數檔案)、低(明顯較小但會犧牲清晰度)。在大小模式下,你輸入具體數字 — 50 KB、100 KB、200 KB、500 KB 或 1 MB。工具從高品質開始,逐級下降直到結果落入限制。沒有錯的選擇;對的選擇是視覺上你還能接受的最小檔。多數人停在中間。

關於這裡如何壓縮的兩件事。第一,工具會把每頁重新渲染為 JPEG,並把新的 PDF 組成這些影像的序列。所以,特別是在影像或掃描為主的內容上,縮小是可預期、明顯的。第二,值得知道的取捨 — 最後得到的是由影像組成的 PDF。壓縮後的檔案中,文字無法再被選取或複製。如果文件必須維持可被搜尋(全文搜尋、文件管理系統 DMS 中的索引、學術抄襲偵測),這個工具不適合那份 PDF。

誠實的提醒:有時工具會把原檔原樣返回。對某些檔案(沒有影像的小型文字 PDF)來說,把每頁柵格化反而會比輸入更大 — 沒有理由把脹大的版本交給你。常見目標的快速連結:100 KB、200 KB、1 MB。

什麼會大幅縮小,什麼幾乎不縮

掃描的文件 — 拍下的合約、發票、手寫筆記,所有起點是紙張影像的東西 — 會大幅縮小。50 MB 的掃描在一般閱讀下,常常出來只有 5 MB 或更少,沒有可見的品質下降。

乾淨的數位 PDF — 從會計軟體(鼎新、正航、文中、雲端發票管家)出來的電子發票、Word 或 Excel 匯出的報表、所有直接在電腦上產生的檔案 — 通常壓縮空間有限。它們本就小,而由於本工具的運作方式(把每頁重新渲染為影像),乾淨的 PDF 反而可能略大一些,而非更小。從 2 MB 的 Word 匯出檔不要期待降到 200 KB。

混合型 PDF(文字加幾張照片)在中間。圖片會縮小,文字以影像形式進入新尺寸。

實務筆記

1. 壓縮是最後一步,不是第一步。還要修錯字、簽名、或與其他檔案合併,先做。壓縮後(文字成為影像的一部分),要再修改就明顯麻煩。
2. 有密碼的 PDF 先解鎖。壓縮前把檔案丟進 unlock-pdf。
3. 送出前打開壓縮後的檔。看第一頁:文字還夠清楚讀嗎?照片還能接受嗎?若不行,提高一級重壓。判斷由你來,在送出之前。
4. 非常大的 PDF(數百 MB)先分割。壓縮在瀏覽器中執行,非常大的檔案在手機上特別容易記憶體不足。用 split-pdf 切開,逐段壓縮,再用 merge-pdf 合回。

不適合在這裡壓縮的情況

• 文件須維持可搜尋。由律師事務所軟體索引的訴狀、要送學術抄襲偵測(Turnitin、iThenticate、Copy Killer)的論文、之後要全文搜尋的存檔副本 — 都倚賴可選取的文字。請勿在這裡壓縮。
• 文件已加上電子簽章。合格電子簽章 — TWCA、HiPKI、HiTRUST、TAICA 或 DocuSign 取得 eIDAS 等同性合格憑證 — 與檔案的精確位元組綁定。壓縮會改變檔案,簽章因此失效。已簽章的文件不要壓縮。
• 文件需為 PDF/A。某些檔案管理機構與政府流程 — 國家檔案管理局的長期保存,須符合 ISO 19005 — 要求保存格式。這裡的壓縮並不保留該狀態。
• 是技術圖或電路圖。CAD 匯出與細節豐富的圖表有細線,柵格化後容易看起來很糟。結果可能同時更大也更不好看。寄原檔。

除此之外 — 發票、掃描、混合內容 PDF、照片很多的檔案 — 在這裡壓縮得乾淨,整個過程都在你的瀏覽器內執行,不會離開裝置。