Excel ke PDF
Online

Mengirim spreadsheet ke seseorang yang tak menginginkan spreadsheet

Alasannya biasanya datang dari pihak penerima. Penerima ingin tampilan tetap untuk dibaca, ditandatangani, dan diarsipkan — bukan .xlsx hidup yang bisa ia ubah secara tak sengaja. Portal pengadaan hanya menerima PDF. Otoritas pajak ingin laporan beku, bukan buku kerja. Pelanggan lebih nyaman membuka di ponsel tanpa aplikasi yang tepat. Anggota dewan ingin mencetak dan membaca di kertas. Nilai tidak boleh bergeser antara Anda mengirim dan dia menerima — dan PDF mengunci itu.

Tugas di sini adalah mengubah buku kerja menjadi satu PDF di mana tabel tampak persis seperti yang Anda inginkan, pada ukuran kertas standar, siap dikirim.

Apa yang dibaca alat ini

Lepas spreadsheet — .xlsx, .xls, .csv, atau .ods. Setiap lembar dalam buku kerja menjadi seksi tersendiri di PDF keluaran. Nilai sel lewat, sel yang digabung tetap tergabung, kolom numerik rata kanan, lebar kolom kira-kira sesuai yang ditetapkan dalam berkas. Keluaran dimulai dengan lembar pertama, lalu setiap lembar berikutnya mulai di halaman baru.

Yang perlu disadari sejak awal: hasilnya adalah PDF raster (berbasis gambar). Tabel dirender sebagai gambar di dalam PDF, bukan teks hidup yang dapat dipilih. Itu membuat hasilnya tampak persis dengan yang Anda lihat dan dicetak andal di mana saja — tetapi Anda tidak bisa klik dua kali pada angka dan menyalinnya keluar. Bila Anda butuh PDF yang teksnya tetap dapat dipilih, jalannya adalah mengekspor dari Excel sendiri lewat «Save as PDF» — PDF semacam itu mempertahankan lapisan teks.

Potret atau lanskap

Orientasi halaman dipilih sebelum ekspor. Lanskap (default) cocok untuk tabel lebar — laporan keuangan dengan banyak kolom, jadwal, dasbor. Potret pas untuk tabel tinggi-sempit: faktur, daftar mailing, apa pun dengan sedikit kolom dan banyak baris. Alat menyesuaikan tabel dengan lebar halaman dan memotong vertikal di sebanyak yang dibutuhkan; ia tidak memeras tabel lebar ke ruang yang terlalu sempit.

Bila tabel terlalu lebar bahkan untuk A4 lanskap, langkah yang benar biasanya menghapus atau menyembunyikan dulu kolom yang tidak penting di lembar itu sendiri, lalu ekspor ulang. Alat tidak akan membuat tabel lebih sempit dari yang dituntut data.

Apa yang tidak dibawa serta

• Pemformatan sel — fonta, warna, isian, garis tepi. PDF memakai gaya bawaan yang bersih, bukan tampilan yang Anda terapkan di Excel. Bila butuh kesetiaan visual yang persis (template perusahaan, format bersyarat berwarna), «Save as PDF» atau «Print to PDF» Excel sendiri menyimpan semuanya.
• Grafik, gambar, dan bentuk. Apa pun yang tertanam di lembar dan bukan data sel — diagram lingkaran, logo, panah yang digambar — tidak ikut. Keluarannya hanya kisi sel.
• Rumus sebagai rumus hidup. Rumus tampak sebagai nilai yang terakhir dihitung. Bila buku kerja disimpan dengan hasil di-cache (kasus normal), nilai-nilainya lewat dengan benar. Buku kerja tanpa cache akan menampilkan sel kosong di tempat rumus dulu berada.
• Lembar, baris, dan kolom yang disembunyikan. Yang tersembunyi tetap tersembunyi di PDF. Untuk memasukkannya, perlihatkan dulu di lembar itu sendiri.
• Area cetak dan pemutus halaman manual. PDF dipaginasi otomatis menurut tinggi konten. Bila buku kerja punya area cetak yang ditetapkan, pengaturan itu tidak terbaca.
• Komentar dan catatan. Komentar sel, catatan utas, dan komentar tinjauan tidak ditempatkan di halaman.

Untuk yang harus tetap mengedit

Bila penerima masih perlu bekerja dengan angka — menyortir, menyaring, menjumlah, menempelkan ke modelnya sendiri — lebih baik mengirim .xlsx langsung. PDF satu arah. Bila butuh keduanya (PDF beku untuk arsip dan buku kerja agar penerima dapat bekerja), kirim keduanya.

Operasi sebaliknya — mengembalikan tabel PDF ke spreadsheet — adalah pdf-to-excel.

Catatan praktis

1. Buku kerja yang sangat besar (50+ lembar, ratusan ribu baris) butuh memori browser. Setiap lembar dirender dulu ke canvas, dan canvas itu bisa membesar. Di ponsel atau laptop yang lebih lawas memori bisa habis. Solusinya: browser desktop, atau bagi buku kerja besar menjadi lebih kecil sebelum mengekspor.
2. Untuk berkas CSV hanya ada satu lembar dan tanpa pemformatan. Hasilnya satu tabel pada sebanyak halaman yang dibutuhkan. Persis sesuai dugaan.
3. Konten panjang dalam satu baris bisa terbungkus di luar dugaan. Sel berisi paragraf teks akan jatuh ke beberapa baris dan menarik tinggi seluruh baris. Bila ini merusak tampilan yang diinginkan, perpendek teks di lembar sebelum ekspor atau lebarkan kolom itu.
4. Bila berkas tidak terbuka, biasanya buku kerja rusak, format lama yang tak biasa (lebih lawas dari .xls 97-2003), atau dialek yang tak dikenali. Simpan sebagai .xlsx baru dari aplikasi Anda lalu coba lagi.

Apa yang terjadi pada berkas Anda

Konversi berjalan di browser Anda. Buka DevTools dan amati tab Network selama operasi — tidak ada permintaan keluar yang membawa konten berkas. Spreadsheet tetap di disk; .pdf adalah unduhan baru di sebelahnya.