Excel do PDF
Online

Když posíláte tabulku někomu, kdo tabulku nechce

Důvody obvykle přicházejí z druhé strany. Příjemce chce zafixovaný pohled, který si přečte, podepíše a založí — ne živý .xlsx, který by mohl omylem změnit. Nákupní portály berou jen PDF. Berní úřad chce zmrazený výpis, ne sešit. Klientovi je pohodlnější otevřít to v telefonu bez správné aplikace. Člen představenstva chce vytisknout a číst na papíře. Hodnoty se nesmí cestou změnit — a PDF je zafixuje.

Úkolem je přetavit sešit na jediné PDF, kde tabulky vypadají přesně tak, jak chcete, na standardních formátech papíru, připravené k odeslání.

Co nástroj čte

Hoďte tabulku — .xlsx, .xls, .csv nebo .ods. Každý list sešitu se stane vlastní sekcí ve výstupním PDF. Hodnoty buněk projdou, sloučené buňky zůstanou sloučené, číselné sloupce se zarovnají vpravo, šířky sloupců přibližně odpovídají tomu, co je v souboru. Výstup začíná prvním listem, další pokračuje každým dalším listem od nové stránky.

Hned na začátek dobré vědět: výsledek je rastrové (obrazové) PDF. Tabulka se vykreslí jako obrázek uvnitř PDF, ne jako živý vybíratelný text. Vzhled se přesně shoduje s tím, co vidíte, a tiskne se spolehlivě všude — ale dvojklik na číslo a zkopírování ven se nepovede. Pokud potřebujete PDF, kde text zůstává vybíratelný, exportujte přímo z Excelu přes „Uložit jako PDF" — tam textová vrstva zůstává.

Na výšku, nebo na šířku

Orientaci stránky volíte před exportem. Na šířku (výchozí) se hodí pro široké tabulky — finanční reporty s mnoha sloupci, plány, dashboardy. Na výšku je správně pro vysoké úzké: faktury, mailingové seznamy, cokoliv, kde sloupců málo a řádků hodně. Nástroj vejde tabulku na šířku stránky a krájí svisle na tolik stránek, kolik je třeba; nebude široký stůl mačkat do moc úzkého pole.

Když je tabulka příliš široká i na A4 na šířku, správnější je obvykle nejdřív v sešitu skrýt nebo odebrat vedlejší sloupce a teprve pak exportovat. Nástroj nedělá tabulky užší, než vyžadují data.

Co nástroj nepřenáší

• Formátování buněk — písma, barvy, výplně, ohraničení. PDF má čistý výchozí styl, ne to, co jste si v Excelu nastavili. Pokud potřebujete přesnou vizuální shodu (firemní šablona, podmíněné formátování barvou), vlastní „Uložit jako PDF" nebo „Tisk do PDF" v Excelu to vše uchová.
• Grafy, obrázky a tvary. Cokoliv vložené v listu, co není data buněk — koláčové grafy, loga, kreslené šipky — nepřechází. Výstupem je jen mřížka buněk.
• Vzorce jako živé vzorce. Vzorce se zobrazí jako hodnota, na kterou se naposledy spočítaly. Pokud je sešit uložen s mezipamětí výsledků (běžný stav), hodnoty projdou správně. Sešit uložený bez mezipaměti zobrazí prázdné buňky tam, kde byly vzorce.
• Skryté listy, skryté řádky a sloupce. Skryté zůstává v PDF skryté. Aby se zařadilo, nejdřív je v sešitu zobrazte.
• Oblasti tisku a ruční konce stránek. PDF je stránkováno automaticky podle výšky obsahu. Pokud má sešit nastavenou oblast tisku, toto nastavení se nečte.
• Komentáře a poznámky. Komentáře k buňkám, vláknové poznámky a recenzní komentáře se na stránku neumísťují.

Pro ty, kdo chtějí dál upravovat

Jestli si příjemce s čísly ještě bude muset pracovat — třídit, filtrovat, sčítat, vkládat do svého modelu — lepší je rovnou poslat .xlsx. PDF je jednosměrné. Když je potřeba obojí (zafixované PDF do archivu a sešit pro příjemce na práci), pošlete oba.

Opačná operace — z PDF vrátit tabulku do tabulkového procesoru — je pdf-to-excel.

Praktické poznámky

1. Velmi velké sešity (50+ listů, statisíce řádků) si vyžádají paměť prohlížeče. Každý list se nejdřív vykreslí do canvasu a ten může být velký. Na telefonu nebo starším notebooku může paměť dojít. Řešení je desktopový prohlížeč nebo velký sešit před exportem rozdělit na menší.
2. U CSV souborů je jediný list a žádné formátování. Výsledkem je jedna tabulka na tolika stránkách, kolik je potřeba. Přesně co byste čekali.
3. Dlouhý text v řádku se může nečekaně zalomit. Buňka s odstavcem textu spadne do několika řádků a vytáhne celý řádek do výšky. Pokud to ničí kýžený vzhled, text v sešitu před exportem zkraťte nebo daný sloupec rozšiřte.
4. Pokud se soubor nenačte, bývá to poškozený sešit, neobvykle starý formát (starší než .xls 97-2003) nebo nerozpoznaný dialekt. Uložte z tabulkové aplikace jako čerstvý .xlsx a zkuste znovu.

Co se stane s vaším souborem

Konverze běží ve vašem prohlížeči. Otevřete DevTools a sledujte záložku Network během operace — žádné odchozí požadavky s obsahem souboru. Tabulka zůstává na disku; .pdf je nový soubor ke stažení vedle něj.