แปลง Excel เป็น PDF

การส่งสเปรดชีตให้คนที่ไม่ต้องการสเปรดชีต

เหตุผลมักมาจากอีกฝั่ง ผู้รับต้องการมุมมองคงที่เพื่ออ่าน เซ็นชื่อ เก็บเอกสาร — ไม่ใช่ .xlsx ที่ยังมีชีวิตและอาจถูกเปลี่ยนโดยบังเอิญ พอร์ทัลจัดซื้อรับเฉพาะ PDF กรมสรรพากรอยากได้รายงานที่แช่แข็ง ไม่ใช่เวิร์กบุ๊ก ลูกค้าสะดวกเปิดบนโทรศัพท์โดยไม่ต้องมีแอปที่ถูกต้อง สมาชิกบอร์ดอยากพิมพ์ออกมาและอ่านบนกระดาษ ค่าต่าง ๆ ต้องไม่ขยับระหว่างที่คุณส่งกับที่เขารับ — และ PDF ก็ตรึงไว้

งานที่นี่คือเปลี่ยนเวิร์กบุ๊กเป็น PDF เดียวที่ตารางออกมาตรงตามที่คุณต้องการ บนขนาดกระดาษมาตรฐาน พร้อมส่ง

เครื่องมือนี้อ่านอะไร

วางสเปรดชีต — .xlsx, .xls, .csv หรือ .ods ทุกชีตในเวิร์กบุ๊กกลายเป็นส่วนของตัวเองใน PDF เอาต์พุต ค่าของเซลล์ไหลผ่าน เซลล์ที่ผสานยังคงผสาน คอลัมน์ตัวเลขชิดขวา ความกว้างของคอลัมน์ใกล้เคียงกับที่ตั้งไว้ในไฟล์ เอาต์พุตเริ่มที่ชีตแรก และทุกชีตถัดไปเริ่มที่หน้าใหม่

ควรรู้ตั้งแต่ต้น: ผลลัพธ์เป็น PDF แบบ raster (อิงรูปภาพ) ตารางถูกเรนเดอร์เป็นภาพภายใน PDF ไม่ใช่ข้อความที่เลือกได้ ทำให้ผลลัพธ์เหมือนกับสิ่งที่คุณเห็นและพิมพ์ได้น่าเชื่อถือทุกที่ — แต่คุณดับเบิลคลิกตัวเลขแล้วคัดลอกออกไม่ได้ ถ้าต้องการ PDF ที่ข้อความยังเลือกได้ วิธีคือเอ็กซ์พอร์ตจาก Excel เองผ่าน «Save as PDF» — PDF เหล่านั้นรักษาเลเยอร์ข้อความ

แนวตั้งหรือแนวนอน

คุณเลือกแนวกระดาษก่อนเอ็กซ์พอร์ต แนวนอน (ค่าเริ่มต้น) เหมาะกับตารางกว้าง — รายงานทางการเงินที่มีหลายคอลัมน์ ตารางเวลา แดชบอร์ด แนวตั้งเหมาะกับตารางสูงและแคบ: ใบแจ้งหนี้ รายการส่งจดหมาย อะไรก็ตามที่คอลัมน์น้อยและแถวเยอะ เครื่องมือปรับตารางให้พอดีกับความกว้างของหน้าและตัดในแนวตั้งเป็นจำนวนหน้าเท่าที่จำเป็น โดยไม่บีบตารางกว้างเข้าไปในพื้นที่ที่แคบเกินไป

ถ้าตารางกว้างเกินไปแม้แต่ A4 แนวนอน วิธีที่ถูกมักเป็นการลบหรือซ่อนคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นในสเปรดชีตก่อนแล้วค่อยเอ็กซ์พอร์ตอีกครั้ง เครื่องมือไม่ทำตารางให้แคบกว่าที่ข้อมูลต้องการ

สิ่งที่เครื่องมือไม่ส่งต่อ

• การจัดรูปแบบเซลล์ — ฟอนต์ สี การเติม เส้นกรอบ PDF ใช้สไตล์เริ่มต้นที่สะอาด ไม่ใช่หน้าตาที่คุณวางไว้ใน Excel หากต้องการความตรงทางสายตาแบบเป๊ะ ๆ (เทมเพลตของบริษัท การจัดรูปแบบมีเงื่อนไขเป็นสี) «Save as PDF» หรือ «Print to PDF» ของ Excel เองรักษาทั้งหมดนั้น
• กราฟ ภาพ และรูปร่าง ทุกอย่างที่ฝังในชีตและไม่ใช่ข้อมูลเซลล์ — กราฟวงกลม โลโก้ ลูกศรที่วาด — ไม่ผ่าน เอาต์พุตเป็นเพียงตารางเซลล์เท่านั้น
• สูตรในฐานะสูตรที่ยังคำนวณ สูตรปรากฏเป็นค่าที่คำนวณครั้งล่าสุด ถ้าเวิร์กบุ๊กถูกบันทึกพร้อมแคชผลลัพธ์ (กรณีปกติ) ค่าจะผ่านอย่างถูกต้อง เวิร์กบุ๊กที่บันทึกโดยไม่มีแคชจะแสดงเซลล์ว่างในที่ที่เคยเป็นสูตร
• ชีต แถว และคอลัมน์ที่ซ่อนไว้ เนื้อหาที่ซ่อนอยู่ยังซ่อนใน PDF เพื่อใส่เข้าไป ให้แสดงในชีตเองก่อน
• พื้นที่พิมพ์และตัวแบ่งหน้าด้วยมือ PDF ถูกแบ่งหน้าโดยอัตโนมัติตามความสูงของเนื้อหา ถ้าเวิร์กบุ๊กตั้งพื้นที่พิมพ์ไว้ การตั้งค่านั้นไม่ถูกอ่าน
• ความเห็นและบันทึก ความเห็นของเซลล์ บันทึกในเธรด และความเห็นรีวิวไม่ถูกวางบนหน้า

สำหรับคนที่ต้องแก้ไขต่อ

ถ้าผู้รับยังต้องทำงานกับตัวเลข — เรียง กรอง รวม วางลงในโมเดลของตัวเอง — ส่ง .xlsx โดยตรงดีกว่า PDF เป็นทางเดียว ถ้าคุณต้องการทั้งสอง (PDF ถาวรเพื่อเก็บและเวิร์กบุ๊กให้ผู้รับใช้งาน) ส่งทั้งคู่

การดำเนินการย้อนกลับ — เอาตารางจาก PDF กลับมาเป็นสเปรดชีต — คือ pdf-to-excel

หมายเหตุปฏิบัติ

1. เวิร์กบุ๊กที่ใหญ่มาก (50+ ชีต หลายแสนแถว) ต้องการหน่วยความจำของเบราว์เซอร์ แต่ละชีตเรนเดอร์ลง canvas ก่อน และ canvas นั้นอาจใหญ่ บนโทรศัพท์หรือแล็ปท็อปเก่า หน่วยความจำอาจหมด ทางออก: เบราว์เซอร์เดสก์ท็อป หรือแยกเวิร์กบุ๊กยักษ์เป็นเวิร์กบุ๊กย่อย ๆ ก่อนเอ็กซ์พอร์ต
2. สำหรับไฟล์ CSV มีเพียงชีตเดียวและไม่มีการจัดรูปแบบ ผลลัพธ์คือตารางเดียวบนหน้าเท่าที่ต้องการ ตามที่คาดไว้
3. เนื้อหายาวในแถวอาจถูกตัดบรรทัดอย่างไม่คาดคิด เซลล์ที่มีย่อหน้าข้อความจะตกไปหลายบรรทัดและดึงความสูงของแถวขึ้น หากทำให้รูปแบบที่ต้องการเสีย ให้ย่อข้อความในชีตก่อนเอ็กซ์พอร์ตหรือขยายคอลัมน์นั้น
4. ถ้าโหลดไฟล์ไม่สำเร็จ มักเป็นเวิร์กบุ๊กที่เสีย รูปแบบเก่าผิดปกติ (เก่ากว่า .xls 97-2003) หรือสำเนียงที่ไม่รู้จัก บันทึกเป็น .xlsx ใหม่จากแอปของคุณแล้วลองอีกครั้ง

ไฟล์ของคุณจะเกิดอะไรขึ้น

การแปลงทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณ เปิด DevTools และดูแท็บ Network ขณะทำ ไม่มีคำขอออกที่นำเนื้อไฟล์ออกไป สเปรดชีตยังอยู่บนดิสก์ ส่วน .pdf เป็นไฟล์ดาวน์โหลดใหม่ข้างกัน