Excel PDF
Çevirme

Tablo istemeyen birine tablo göndermek

Sebepler genelde karşı taraftan gelir. Alıcı; okumak, imzalamak ve dosyalamak için sabit bir görünüm ister — yanlışlıkla değiştirebileceği canlı bir .xlsx değil. Satın alma portalları yalnızca PDF kabul eder. Vergi dairesi dondurulmuş bir özet ister, çalışma kitabı değil. Müşteriye, doğru uygulama olmadan telefondan açmak daha kolay gelir. Bir yönetim kurulu üyesi yazdırmak ve kâğıttan okumak ister. Değerler, gönderiminizle alıcının teslim alması arasında oynayamaz — PDF de onları sabitler.

Buradaki iş, çalışma kitabını tablolar tam istediğiniz gibi göründüğü, standart kâğıt boyutlarında, gönderime hazır tek bir PDF'e dönüştürmek.

Aracın okuduğu

Tabloyu bırakın — .xlsx, .xls, .csv ya da .ods. Çalışma kitabındaki her sayfa, çıktı PDF'inin kendi bölümü olur. Hücre değerleri geçer, birleştirilmiş hücreler birleşik kalır, sayısal sütunlar sağa hizalanır, sütun genişlikleri dosyada belirlenenlere yakındır. Çıktı ilk sayfayla başlar, ardından her sonraki sayfa yeni bir sayfadan başlar.

Baştan bilmek faydalı: sonuç, raster (resim tabanlı) bir PDF. Tablo, PDF'in içinde resim olarak çizilir, canlı seçilebilir metin olarak değil. Bu sayede sonuç gördüğünüzle birebir aynı görünür ve her yerde güvenilir biçimde yazdırılır — ama bir sayıya çift tıklayıp dışarı kopyalayamazsınız. Metnin seçilebilir kaldığı bir PDF gerekiyorsa, yol Excel'in kendisinden «PDF olarak Kaydet» ile dışa aktarmaktır — bu PDF'ler metin katmanını korur.

Dikey mi yatay mı

Sayfa yönelimini dışa aktarmadan önce seçersiniz. Yatay (varsayılan) geniş tablolara uyar — çok sütunlu finansal raporlar, programlar, dashboard'lar. Dikey, uzun ve dar tablolara uygundur: faturalar, gönderim listeleri, az sütun çok satır olan her şey. Araç tabloyu sayfa genişliğine göre uyarlar ve dikey olarak kaç sayfa gerekirse o kadar keser; geniş bir tabloyu çok dar bir alana sıkıştırmaz.

Bir tablo yatay A4 için bile çok genişse, doğru hareket genelde önce tablonun kendisinde gerekli olmayan sütunları kaldırmak veya gizlemek ve sonra yeniden dışa aktarmaktır. Araç, tabloyu verinin gerektirdiğinden daha dar yapmaz.

Aracın aktarmadıkları

• Hücre biçimlendirmesi — yazı tipleri, renkler, dolgular, kenarlıklar. PDF, Excel'de uyguladığınız görünümü değil, temiz bir varsayılan stil kullanır. Tam görsel sadakat gerekiyorsa (kurumsal şablon, renkli koşullu biçimlendirme), Excel'in kendi «PDF olarak Kaydet» veya «PDF'e Yazdır» özelliği bunların hepsini korur.
• Grafikler, görseller ve şekiller. Sayfada gömülü olup hücre verisi olmayan her şey — pasta grafikleri, logolar, çizilmiş oklar — geçmez. Çıktı yalnızca hücre ızgarasıdır.
• Canlı formüller. Formüller, son hesaplandıkları değer olarak görünür. Çalışma kitabı önbelleğe alınmış sonuçlarla kaydedildiyse (normal durum), değerler doğru geçer. Önbellek olmadan kaydedilmiş çalışma kitabı, formülün olduğu yerde boş hücreler gösterir.
• Gizli sayfalar, satırlar ve sütunlar. Gizli içerik PDF'te de gizli kalır. Dahil etmek için önce tablonun kendisinde göstermeniz gerekir.
• Yazdırma alanları ve manuel sayfa sonları. PDF, içerik yüksekliğine göre otomatik sayfalandırılır. Çalışma kitabında yazdırma alanı tanımlıysa bu ayar okunmaz.
• Açıklamalar ve notlar. Hücre açıklamaları, dizili notlar ve inceleme yorumları sayfaya yerleştirilmez.

Düzenlemeye devam etmesi gerekenler için

Alıcı hâlâ sayılarla çalışacaksa — sıralayıp süzecek, toplayacak, kendi modeline yapıştıracaksa — doğrudan .xlsx göndermek daha iyidir. PDF tek yönlüdür. İkisi de gerekiyorsa (arşiv için sabit bir PDF ve alıcının çalışabileceği bir çalışma kitabı), her ikisini de gönderin.

Ters işlem — PDF'teki tabloyu yeniden elektronik tabloya çevirmek — pdf-to-excel'dir.

Pratik notlar

1. Çok büyük çalışma kitapları (50+ sayfa, yüz binlerce satır) tarayıcı belleği ister. Her sayfa önce bir canvas'a çizilir ve bu canvas büyüyebilir. Telefonda veya eski bir dizüstüde bellek yetmeyebilir. Çözüm: masaüstü tarayıcı veya dışa aktarmadan önce devasa çalışma kitabını daha küçüklere bölmek.
2. CSV dosyaları için tek bir sayfa ve hiç biçimlendirme yoktur. Sonuç, gerektiği kadar sayfada tek bir tablodur. Beklediğiniz gibi.
3. Bir satırdaki uzun içerik beklenmedik biçimde kaydırılabilir. Bir paragraf metin içeren hücre birkaç satıra düşer ve tüm satırı yukarı çeker. Bu, istediğiniz görünümü bozarsa, dışa aktarmadan önce metni tabloda kısaltın veya o sütunu genişletin.
4. Dosya yüklenmiyorsa, çoğunlukla bozuk bir çalışma kitabı, alışılmadık derecede eski bir biçim (.xls 97-2003'ten daha eski) ya da tanınmayan bir lehçedir. Uygulamanızdan taze bir .xlsx olarak kaydedip yeniden deneyin.

Dosyanıza ne olur

Dönüşüm tarayıcınızda çalışır. DevTools'u açın ve işlem sırasında Network sekmesini izleyin — dosya içeriği taşıyan giden istek yok. Tablo diskte kalır; .pdf yanında yeni bir indirmedir.