Excel til PDF
Online

Når du sender et regneark til en, der ikke vil have et regneark

Anledningerne kommer som regel fra den anden side. Modtageren vil have en fast visning til at læse, underskrive og arkivere — ikke en levende .xlsx, han ved et uheld kan ændre. Indkøbsportaler tager kun PDF. Skat vil have en frosset opgørelse, ikke en projektmappe. Kunden synes, det er nemmere at åbne på telefonen uden den rigtige app. Et bestyrelsesmedlem vil printe og læse på papir. Værdierne må ikke flytte sig mellem afsendelse og modtagelse — og en PDF låser dem fast.

Opgaven her er at gøre projektmappen til én PDF, hvor tabellerne ser ud, præcis som du vil have det, på standard papirformater, klar til at sende.

Hvad værktøjet læser

Slip et regneark — .xlsx, .xls, .csv eller .ods. Hvert ark i projektmappen bliver sit eget afsnit i den udgående PDF. Celleværdier kommer igennem, flettede celler bevarer fletningen, talkolonner højrejusteres, kolonnebredder svarer cirka til dem, der er sat i filen. Outputtet starter med det første ark, og hvert efterfølgende ark begynder på en ny side.

Godt at vide først: resultatet er en raster-PDF (billedebaseret). Tabellen tegnes som et billede inde i PDF'en, ikke som levende, markerbar tekst. Det får resultatet til at se identisk ud med det, du ser, og udskrive pålideligt overalt — men du kan ikke dobbeltklikke et tal og kopiere det ud. Hvis du har brug for en PDF, hvor teksten stadig kan markeres, går vejen via Excel selv med „Gem som PDF" — de PDF'er bevarer tekstlaget.

Stående eller liggende

Du vælger sideretningen før eksport. Liggende (standard) passer til brede tabeller — finansielle rapporter med mange kolonner, planlægninger, dashboards. Stående er rigtig til høje, smalle: fakturaer, mailinglister, alt med få kolonner og mange rækker. Værktøjet tilpasser tabellen til sidebredden og skærer lodret over så mange sider, som der skal til; det presser ikke en bred tabel ind på en for smal bredde.

Er en tabel for bred selv til liggende A4, er det rigtige som regel først at fjerne eller skjule ikke-væsentlige kolonner i selve regnearket og så eksportere igen. Værktøjet gør ikke en tabel smallere, end dataene kræver.

Hvad værktøjet ikke fører videre

• Celleformatering — skrifter, farver, fyld, kanter. PDF'en bruger en ren standardstil, ikke det udseende, du gav den i Excel. Skal du bruge nøjagtig visuel troskab (firmaskabelon, betinget formatering i farve), bevarer Excels eget „Gem som PDF" eller „Udskriv til PDF" alt det.
• Diagrammer, billeder og figurer. Alt, der er indlejret i arket og ikke er celledata — lagkagediagrammer, logoer, tegnede pile — kommer ikke igennem. Outputtet er kun cellegitteret.
• Formler som levende formler. Formler vises som den værdi, de senest blev beregnet til. Hvis projektmappen er gemt med cachede resultater (det normale tilfælde), kommer værdierne korrekt igennem. En projektmappe gemt uden cache vil vise tomme celler der, hvor formler stod.
• Skjulte ark, rækker og kolonner. Skjult forbliver skjult i PDF'en. For at få det med, vis det først i selve regnearket.
• Udskriftsområder og manuelle sideskift. PDF'en pagineres automatisk efter indholdshøjde. Hvis projektmappen har et udskriftsområde sat, læses den indstilling ikke.
• Kommentarer og noter. Cellekommentarer, threaded noter og review-kommentarer placeres ikke på siden.

Til dem, der skal blive ved at redigere

Hvis modtageren stadig skal arbejde med tallene — sortere, filtrere, lægge sammen, indsætte i sin egen model — er det bedre at sende .xlsx'en direkte. PDF er envejs. Har du brug for begge dele (en låst PDF til arkivet og en projektmappe modtageren kan arbejde i), så send begge.

Den omvendte operation — at få en PDF-tabel tilbage til regneark — er pdf-to-excel.

Praktiske noter

1. Meget store projektmapper (50+ ark, hundredtusinder af rækker) kræver browser-hukommelse. Hvert ark tegnes først i et canvas, og det kan blive stort. På en telefon eller ældre bærbar kan hukommelsen slippe op. Løsning: en desktop-browser, eller del en kæmpe projektmappe op i mindre før eksport.
2. For CSV-filer er der kun ét ark og ingen formatering. Resultatet er én tabel over så mange sider, som der skal til. Præcis hvad du forventer.
3. Langt indhold i en række kan brydes uventet. En celle med et afsnit tekst vil falde på flere linjer og trække hele rækken op i højden. Hvis det ødelægger det look, du vil have, så forkort teksten i regnearket før eksport eller udvid den kolonne.
4. Hvis filen ikke vil indlæses, er det som regel en beskadiget projektmappe, et usædvanligt gammelt format (ældre end .xls 97-2003) eller en ikke genkendt dialekt. Gem som ny .xlsx fra dit regnearksprogram og prøv igen.

Hvad der sker med din fil

Konverteringen kører i din browser. Åbn DevTools og se Network-fanen under operationen — ingen udgående forespørgsler med filindhold. Regnearket bliver på disken; .pdf'en er en ny download ved siden af.