Word til PDF
Online

Hvornår det giver mening at konvertere Word til PDF

Som regel fordi modtageren udtrykkeligt bad om PDF. Jobansøgninger, akademiske afleveringer, blanketter til myndigheder, udlægsblanketter — alle vil have PDF, ikke Word. Grunden er, at PDF ser ens ud på enhver maskine. En .docx, der ser fin ud på din bærbare, kan rykke i layoutet hos modtageren, hvis vedkommende har andre skrifttyper installeret, en anden version af Word, eller åbner den i andet end Word (Google Docs, Pages, LibreOffice). At sende en PDF fjerner den usikkerhed: modtageren ser præcis det, du så.

Den anden hyppige grund er endeligheden. Et dokument sendt som PDF er et, du ikke forventer bliver redigeret videre. Ansøgningsbrevet er den endelige version, tilbuddet er endeligt, rapporten er, som den er. At sende .docx inviterer til ændringer; at sende PDF siger «det her er versionen».

Hvad der går ind, hvad der kommer ud

Værktøjet accepterer .docx-filer (det moderne Word-format brugt siden Word 2007). Ældre .doc-filer er ikke understøttet — Words binære format fra før 2007 er for forskelligt fra det moderne XML-baserede format til at blive renderet pålideligt i browseren. Har du en .doc, så åbn den i Word, Google Docs eller LibreOffice og gem den først som .docx; konvertér så her.

Outputtet er en PDF, der ligner dit dokument. Overskrifter, afsnit, tabeller, billeder, lister, sidehoveder, sidefødder og sidetal kommer alle igennem. Hvad du bør vide om resultatet:

• Outputtet er billedbaseret — tekst kan ikke markeres. Værktøjet renderer hver side af dit dokument som HTML i browseren, tager et billede af den og gemmer PDF'en som en sekvens af de billeder. Det er den eneste måde at garantere troværdighed på. Til gengæld kan modtagerne ikke kopiere tekst fra PDF'en eller søge i den. Til et CV eller en endelig rapport er det normalt fint — dokumentet skal læses, ikke have tekst hentet ud. Tæller markérbarhed (retsindlæg, akademiske artikler indekseret til søgning), så brug Words eget «Gem som PDF», hvis du har det, eller et andet konverteringsværktøj.
• Skrifttyper passer måske ikke nøjagtigt. Word-dokumenter henviser til skrifttyper ved navn (Calibri, Cambria, Arial). I browseren er de muligvis ikke installeret; værktøjet erstatter med metrisk kompatible alternativer fra Google Fonts (en linje Calibri-tekst optager omtrent samme bredde og højde som i ægte Calibri). Resultatet er meget tæt på, en grafiker ville se forskellen. I hverdagsdokumenter er udskiftningen umærkbar.
• Kommentarer og sporede ændringer fladtrykkes. Har din .docx ikke-accepterede ændringer eller kommentarer i marginen, viser PDF'en dem som de er. Acceptér ændringer og luk kommentarer i Word, før du konverterer, hvis du ikke vil se dem i outputtet.

Hvad bevares, hvad ikke

Hvad der kommer rent igennem:

• Overskriftsstile, brødtekst, afsnitsafstand, lister.
• Tabeller med indhold, kanter og skraveringer.
• Indlejrede billeder (fotos, diagrammer kopieret fra Excel, skærmbilleder).
• Sidehoveder, sidefødder, sidetal, fodnoter.
• Sideformat og -orientering (A4, Letter, liggende).

Hvad der måske ikke overlever perfekt:

• Komplekse layouts — flerspaltede dokumenter, sidefelter med svævende billeder, fremhævelser. Værktøjet kan håndtere dem, men resultatet kan afvige let fra Words præcise rendering.
• Formularfelter — interaktive elementer (afkrydsningsfelter, rullemenuer) bliver til fast indhold. Formularen er stadig læsbar, bare ikke længere interaktiv.
• Makroer og indlejrede objekter — makroer kører ikke, indlejrede Excel-ark går over til deres synlige repræsentation, indlejrede videoer bliver til statiske pladsholdere.
• Hyperlinks — URL-teksten ses, men er ikke klikbar i PDF'en (eftersom PDF'en er billedbaseret).

Praktiske noter

1. Lange dokumenter tager længere. Et dokument på 200 sider skal renderes og fanges side for side, hvilket på en typisk bærbar tager minutter. Vær tålmodig første gang — værktøjet er ikke gået i stå, det arbejder sig igennem siderne.
2. For en mindre PDF så kør resultatet gennem compress-pdf efter konvertering. PDF'er fra Word-dokumenter med mange billeder kan ende med at være større end nødvendigt.
3. For den modsatte retning (PDF tilbage til Word) se pdf-to-word. Bemærk, at turen Word → PDF → Word fuldstændig mister den oprindelige Word-formatering — det andet Word-dokument vil være bygget ud fra det billedbaserede PDF, meget anderledes end det oprindelige .docx.
4. Skal dokumentet underskrives, så gør det efter konverteringen: konvertér her først, og tilføj derefter underskrift med sign-pdf på den resulterende PDF.

Hvad der sker med din fil

Den .docx, du slipper, indlæses i din browsers hukommelse. Den parses og renderes lokalt — konverteringsmotoren kører i din browser, ikke på en server. Den resulterende PDF tilbydes dig som download; intet uploades, intet gemmes på serversiden, ingen kopi af dit dokument efterlades nogetsteds. Du kan kontrollere det: åbn DevTools, hold øje med Network-fanen under konverteringen; du vil kun se den oprindelige sideindlæsning og (hvis analytics er slået til) anonyme pings — aldrig indholdet af dit dokument.