Excel 轉 PDF 線上

把試算表寄給不想要試算表的人

原因通常來自接收方。對方要的是用來閱讀、簽名、歸檔的固定畫面 — 不是一個會被不小心修改的活的 .xlsx。採購入口只接受 PDF。稅務機關要凍結的明細，不要活頁簿。客戶覺得在手機上開啟而不必裝對應 App 比較方便。董事會成員想列印出來在紙上讀。數值不能在你寄出和對方收到之間飄移 — 而 PDF 就把它們鎖死。

這裡的工作是把活頁簿轉成一份 PDF，表格在裡頭呈現得正如你所要，採用標準紙張尺寸，準備好寄出。

工具讀什麼

把試算表丟進來 — .xlsx、.xls、.csv 或 .ods。活頁簿中的每一張工作表都成為輸出 PDF 中的獨立區段。儲存格的值會通過，合併的儲存格保持合併，數值欄向右對齊，欄寬大致依檔案中的設定。輸出從第一張工作表開始，後續每張工作表都從新的一頁開始。

事先要知道一件事：結果是 raster（以影像為基礎）的 PDF。表格在 PDF 內被渲染為影像，不是可以選取的活文字。所以結果看起來和你看到的完全一致，列印在哪都可靠 — 但你沒辦法在某個數字上連點兩下並把它複製出去。如果你需要文字仍可選取的 PDF，路是從 Excel 自身用「另存為 PDF」匯出 — 那種 PDF 會保留文字層。

直向或橫向

頁面方向在匯出之前選擇。橫向（預設）適合寬表 — 多欄的財務報表、排程、儀表板。直向適合高瘦的表：發票、郵寄清單、所有欄少而列多的東西。工具把表格貼合頁面寬度，並按需要切成幾張頁的高度；它不會把寬表壓進太窄的空間。

若一個表即使在橫向 A4 都太寬，正確的動作通常是先在試算表裡移除或隱藏次要欄，再重新匯出。工具不會把表做得比資料所要求還窄。

工具不帶過去的東西

• 儲存格格式 — 字型、顏色、填滿、框線。PDF 用乾淨的預設樣式，不是你在 Excel 裡所做的外觀。如果需要精確的視覺一致性（公司範本、彩色條件式格式），Excel 自身的「另存為 PDF」或「列印為 PDF」會保留所有那些。
• 圖表、影像和圖形。嵌入工作表中卻不是儲存格資料的東西 — 圓餅圖、商標、畫上去的箭頭 — 都不會通過。輸出只有儲存格網格。
• 當作活公式的公式。公式以最近一次計算到的值出現。如果活頁簿是連同快取結果一起儲存的（一般情況），值會正確通過。儲存時沒有快取的活頁簿，會在原本是公式的位置顯示空白儲存格。
• 隱藏的工作表、隱藏的列、隱藏的欄。隱藏的內容在 PDF 裡仍隱藏。要納入，請先在試算表自身把它顯示出來。
• 列印區域與手動分頁。PDF 依內容高度自動分頁。若活頁簿設定了列印區域，那個設定不會被讀取。
• 註解與備忘。儲存格註解、討論串筆記、審閱意見都不會被放上頁面。

給還需要繼續編輯的人

如果接收方還會繼續處理數字 — 排序、過濾、合計、貼到自己的模型 — 直接寄 .xlsx 比較好。PDF 是單向的。如果你兩個都需要（一份凍結的 PDF 用來歸檔，加上一份給對方用的活頁簿），就兩份都寄。

反向操作 — 把 PDF 中的表格還原為試算表 — 是 pdf-to-excel。

實務筆記

1. 非常大的活頁簿（50 張以上工作表、數十萬列）需要瀏覽器記憶體。每張工作表先被渲染到畫布，畫布可能變得很大。在手機或較舊的筆電上記憶體可能會不夠。解決方法：用桌面瀏覽器，或者匯出前把巨大的活頁簿切成幾個較小的。
2. 對 CSV 檔案來說只有一張工作表，也沒有任何格式。結果就是一張表，分布在所需的多少頁上。完全如你預期。
3. 單列的長內容可能會出乎意料地折行。儲存格塞了一段文字會落到多行，把整列的高度往上拉。如果這破壞你想要的外觀，請在匯出前在試算表裡縮短文字，或加寬該欄。
4. 如果檔案載入失敗，通常是活頁簿損壞、異常老舊的格式（比 .xls 97-2003 更舊）、或無法辨認的方言。從你的應用程式另存一份新的 .xlsx 再試。

你的檔案會怎樣

轉換在你的瀏覽器中執行。打開 DevTools，在執行時觀察 Network 面板 — 不會看到任何攜帶檔案內容的對外請求。試算表留在磁碟上；.pdf 是在它旁邊的新下載檔。