PDF tömörítése
online

Mikor kell PDF-et tömöríteni

A legtöbbször a kiváltó ok külső: valamelyik szolgáltatás visszaadja a fájlt, mert túl nagy. A levelesládáknak méretkorlátja van a csatolmányokra — téged senki nem kérdez. Az állami portálok gyakran szigorúbbak: a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) Online Számla és Általános Nyomtatványkitöltő Alkalmazása (ÁNYK), az Ügyfélkapu, az e-Papír felület, a Magyar Államkincstár és a Központi Statisztikai Hivatal portálja, valamint az Elektronikus Közbeszerzési Rendszer (EKR) is fájlméretet korlátoz. A bejelentkezés Ügyfélkapun, Ügyfélkapu+-on, az új Digitális Állampolgárság (DÁP) appon vagy elektronikus személyi igazolványon (eSZIG) keresztül történik. Az elektronikus aláírási szolgáltatások — Microsec eSzignó, NetLock, Noreg vagy DocuSign minősített eIDAS tanúsítvánnyal — szintén saját korláttal dolgoznak. Ha a fájl nem megy át, a tömörítés általában a leggyorsabb út.

A másik ok maga a küldés. Egy 50 MB-os szerződés WhatsAppon vagy Telegramon átmegy, de a másik oldalon lassan töltődik. Három telefonnal lefotózott blokk, amelyek együtt 80 MB-osak, kényelmetlenek a kiküldetési vagy költségelszámolásban (SAP Concur). Kisebb fájlokkal egyszerűen jobban dolgozik az ember.

Válassz minőséget, nézd meg az eredményt

Az eszköznek két módja van. Minőség módban három szint — magas (közel az eredetihez), közepes (a kiegyensúlyozott alapérték, ami a fájlok többségére jó), alacsony (érzékelhetően kisebb az élesség rovására). Méret módban konkrét számot adsz meg — 50 KB, 100 KB, 200 KB, 500 KB vagy 1 MB. Az eszköz magas minőségről indul, és lépésről lépésre csökkenti, amíg az eredmény be nem fér a határba. Nincs rossz választás; a jó az a legkisebb fájl, ami vizuálisan még elfogadható számodra. A többség középen áll meg.

Két dolog arról, hogyan tömörít itt. Először: az eszköz minden oldalt újrarendert JPEG-ként, és az új PDF-et ezeknek a képeknek a sorozataként rakja össze. Innen a kiszámítható és jelentős méretcsökkenés — különösen fotós tartalom és szkennelt oldalak esetén. Másodszor — ezzel a kompromisszummal érdemes tisztában lenni — a végén egy képekből álló PDF-et kapsz. A tömörített fájl szövegét már nem tudod kijelölni vagy másolni. Ha a dokumentumnak kereshetőnek kell maradnia (teljes szövegű keresés, indexelés iratkezelő rendszerben (DMS), plágiumellenőrzés), erre a PDF-re ez az eszköz nem alkalmas.

Tisztességes megjegyzés: néha az eszköz változatlanul adja vissza az eredetit. Egyes fájloknál (kisméretű, csak szöveges PDF-ek képek nélkül) az oldalak rasztergrafikára cserélése nagyobb fájlt eredményezne, mint a bemenet — nincs értelme felfújt változatot kiadni. Gyorslinkek a gyakori célokhoz: 100 KB, 200 KB, 1 MB.

Mi tömörödik sokat és mi nem

Beszkennelt dokumentumok — lefotózott szerződések, blokkok, kézzel írt jegyzetek, minden, ami papír képeként indult — erősen összemennek. Egy 50 MB-os szkennelés gyakran 5 MB-ra vagy az alá kerül látható minőségvesztés nélkül normál olvasáshoz.

Tiszta digitális PDF-ek — egy számlázóból (Számlázz.hu, KBOSS, Billingo, Octonull, MiniCRM) érkező számlák, Wordből vagy Excelből exportált jelentések, minden, ami közvetlenül a számítógépen készült — általában keveset adnak vissza. Eleve kicsik, és mert itt minden oldalt újrarendezünk képként, egy tiszta PDF akár valamivel nagyobb is lehet a tömörítés után. Egy 2 MB-os Word-exportból ne számíts 200 KB-ra.

A vegyes PDF-ek (szöveg meg néhány fotó) középen vannak. A képek összemennek; a szöveg az új méretbe képként kerül.

Mit érdemes észben tartani

1. A tömörítés az utolsó lépés, nem az első. Ha még elgépelést kell javítani, alá kell írni vagy egy másik dokumentummal össze kell fésülni — tedd meg előbb. Tömörítés után (a szöveg már a kép része) sokkal nehezebb módosítani.
2. Ha a PDF jelszavas, először oldd fel. Engedd át a fájlt az unlock-pdf eszközön a tömörítés előtt.
3. Nyisd meg a tömörített fájlt küldés előtt. Nézd meg az első oldalt: a szöveg még elég éles? A fényképek elfogadhatók? Ha nem, lépj egy szinttel feljebb, és tömörítsd újra. Az értékelés a tied — még küldés előtt.
4. Nagyon nagy PDF-ekhez (több száz MB) először daraboljuk. A tömörítés a böngészőben fut, és nagyon nagy fájlok kifuthatnak a memóriából, főleg telefonon. Vágd a split-pdf eszközzel, tömörítsd a részeket, majd egyesítsd a merge-pdf eszközzel.

Amikor a tömörítés itt nem a megfelelő út

• Ha a dokumentumnak kereshetőnek kell maradnia. Iratkezelő rendszerben indexelt iratok, plágiumellenőrző szoftvereken (Magyar Felsőoktatási Plágiumkereső/MFPK, Turnitin) átfutó tudományos munkák, később visszakereshető archív másolatok — mindegyik a kijelölhető szöveg meglétére épít. Itt ezeket ne tömörítsd.
• Ha a dokumentum digitálisan aláírt. A minősített elektronikus aláírás — Microsec eSzignó, NetLock, Noreg vagy DocuSign minősített eIDAS tanúsítvánnyal — a fájl pontos bájtjaihoz van kötve. A tömörítés megváltoztatja a fájlt, és az aláírás érvényét veszti. Aláírt dokumentumokat ne tömöríts.
• Ha a dokumentumnak PDF/A-nak kell lennie. Bizonyos archívumok és államigazgatási folyamatok — például a Magyar Nemzeti Levéltárba (MNL) szánt iratok — az archiválási formátumot követelik meg. Az itteni tömörítés ezt nem őrzi meg.
• Ha műszaki rajzról vagy kapcsolási rajzról van szó. A CAD-exportok és a részletes diagramok vékony vonalai rosszul néznek ki rasztergrafikára cserélve. Az eredmény egyszerre nagyobb és csúnyább lehet. Az eredetit küldd.

Minden más — blokkok, szkennek, vegyes tartalmú PDF-ek, fotódús fájlok — itt szépen tömörödik, az egész a böngésződben fut le, és sosem hagyja el a készüléket.