PDF
verkleinen

Wanneer u een PDF moet comprimeren

Meestal is de reden extern: een dienst weigert uw bestand omdat het te groot is. Mailboxen hebben grenzen voor bijlagen — dat wordt niet aan u gevraagd. Overheidsportalen zijn vaak strenger: Mijn Belastingdienst (Belastingdienst) beperkt bijlagen per bestand, evenals Mijn UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen), MijnOverheid, het ondernemersplein op overheid.nl en het inkoopplatform TenderNed. Authenticatie loopt via DigiD, DigiD Hoog of eHerkenning. E-handtekening-diensten als KPN PKIoverheid, ConnectiveSign, Signhost, Evidos en DocuSign met eIDAS-gekwalificeerd certificaat hebben elk hun eigen plafond. Komt het bestand niet door, dan is comprimeren meestal de snelste route.

De andere reden is het versturen zelf. Een contract van 50 MB via WhatsApp of Telegram komt aan, maar laadt traag aan de andere kant. Drie kassabonnen op de telefoon van samen 80 MB zijn lastig om als declaratie aan te leveren in SAP Concur of Basecone. Met kleinere bestanden werkt het simpelweg makkelijker.

Kies een kwaliteit, bekijk het resultaat

De tool heeft twee modi. In kwaliteitsmodus drie niveaus — hoog (dicht bij het origineel), gemiddeld (de balans die voor de meeste bestanden werkt), laag (merkbaar kleiner ten koste van scherpte). In maatmodus typt u een concreet getal — 50 KB, 100 KB, 200 KB, 500 KB of 1 MB. De tool start op hoog en zakt stap voor stap tot het resultaat onder de limiet zit. Er is geen verkeerde keuze; de juiste is het kleinste bestand dat u nog acceptabel vindt. De meeste mensen blijven in het midden.

Twee dingen over hoe het hier comprimeert. Ten eerste: de tool rendert elke pagina opnieuw als JPEG en bouwt de nieuwe PDF als een reeks van die afbeeldingen. Daardoor zijn de besparingen voorspelbaar en aanzienlijk — vooral op foto- en scan-zware inhoud. Ten tweede — de afweging die u moet kennen — het resultaat is een PDF van afbeeldingen. De tekst in het gecomprimeerde bestand laat zich niet meer selecteren of kopiëren. Moet het document doorzoekbaar blijven (volledige tekstzoektocht, indexering in een document-managementsysteem (DMS), plagiaatcontrole), dan is deze tool niet de juiste voor dat PDF.

Eerlijke noot: soms geeft de tool het origineel ongewijzigd terug. Voor sommige bestanden (kleine tekst-PDF's zonder afbeeldingen) zou rasteren een groter bestand opleveren dan het origineel — en het heeft geen zin u een opgeblazen versie te overhandigen. Snelkoppelingen voor veelvoorkomende doelen: 100 KB, 200 KB, 1 MB.

Wat sterk inkrimpt en wat niet

Gescande documenten — gefotografeerde contracten, bonnen, handgeschreven notities, alles wat begon als beeld van papier — krimpen aanzienlijk. Een scan van 50 MB komt vaak op 5 MB of minder uit zonder zichtbaar kwaliteitsverlies bij gewone leesafstand.

Schone digitale PDF's — facturen uit een boekhoudpakket (Exact, AFAS, e-Boekhouden), rapporten geëxporteerd uit Word of Excel, alles wat direct op de computer is gemaakt — geven meestal weinig terug. Ze zijn al klein om mee te beginnen, en door hoe het hier werkt (elke pagina wordt opnieuw als afbeelding gerenderd) kan een schone PDF zelfs iets groter uitvallen in plaats van kleiner. Vanuit een Word-export van 2 MB hoeft u niet op 200 KB te rekenen.

Gemengde PDF's (tekst plus enkele foto's) zitten ertussenin. De afbeeldingen krimpen; de tekst gaat in de nieuwe afbeeldingsgrootte mee.

Praktische tips

1. Comprimeren is de laatste stap, niet de eerste. Moet er nog een typo eruit, een handtekening op of een document worden samengevoegd, doe dat eerst. Na de compressie (de tekst zit in de afbeelding) is wijzigen een stuk lastiger.
2. Heeft de PDF een wachtwoord, ontgrendel hem eerst. Stuur het bestand door unlock-pdf voor u comprimeert.
3. Open het gecomprimeerde bestand voor u verzendt. Kijk naar de eerste pagina: is de tekst nog scherp genoeg? Zien de foto's er goed uit? Zo niet, een trapje hoger en opnieuw. De beoordeling doet u, vóór de verzending.
4. Bij erg grote PDF's (honderden MB), splits ze eerst. Compressie draait in de browser en heel grote bestanden kunnen het geheugen opmaken, vooral op de telefoon. Knip met split-pdf, comprimeer de delen, en voeg samen met merge-pdf.

Wanneer comprimeren hier niet de route is

• Als het document doorzoekbaar moet blijven. Gerechtelijke stukken die door zaaksoftware worden geïndexeerd, academische werken die door Ouriginal of Turnitin gaan, archiefkopieën die later worden geraadpleegd — alle steunen op selecteerbare tekst. Comprimeer die hier niet.
• Als het document digitaal is ondertekend. Een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) — KPN PKIoverheid, ConnectiveSign, Signhost, Evidos, DocuSign met eIDAS-gekwalificeerd certificaat — is gebonden aan de exacte bytes. Comprimeren wijzigt het bestand en breekt de handtekening. Geteekende stukken niet comprimeren.
• Als het document PDF/A moet zijn. Sommige archieven en overheidsprocessen — bijvoorbeeld voor langdurig archiefbeheer onder NEN-ISO 19005 — vereisen het archiefformaat. De compressie hier behoudt dat niet.
• Als het een technische tekening of schema is. CAD-exports en gedetailleerde diagrammen hebben fijne lijnen die er na rasteren slecht uitzien. Het resultaat kan zowel groter als minder mooi worden. Stuur het origineel.

Al het andere — bonnen, scans, gemengde PDF's, fotorijke bestanden — comprimeert hier netjes, draait volledig in uw browser en verlaat het apparaat niet.