PDF bewerken
online

Wat u in een afgerond PDF kunt veranderen

Het meest voorkomende is klein: een typefout in een naam in een al ondertekend contract, een verkeerde datum op een factuur, een bedrag in een offerte dat na de laatste afstemming is gewijzigd. Het origineel opnieuw maken in Word, in het boekhoudpakket of in het tool dat het PDF heeft gegenereerd is meestal de langere weg, zeker als er al andermans handtekeningen, stempels of opmerkingen op staan.

In de editor past u de tekst direct aan, voegt een nieuwe alinea toe op een vrije plek, plaatst een handtekening, vult een formulierveld in, tekent met de hand. U kunt een pagina verwijderen, draaien, een nieuwe invoegen, een watermerk toevoegen, paginanummering instellen. Het oorspronkelijke bestand op de schijf blijft ongewijzigd — de aangepaste versie is een nieuw PDF dat u aan het eind downloadt.

Waarom de correcties opgaan in het document

Wie al eens een PDF in een ander online editor heeft bewerkt, herkent het beeld: de gecorrigeerde regel komt in een ander lettertype, met een net iets andere grootte, en iedereen die het bestand naast het origineel ziet weet meteen waar er is gerommeld. De meeste editors werken zo: ze schilderen nieuwe tekst over de oude, doorgaans in een generiek lettertype zoals Helvetica of Arial.

Dit hulpmiddel probeert eerst de moeilijker weg: de tekst binnen het origineel veranderen en daarbij hetzelfde lettertype, dezelfde grootte en dezelfde letterafstand bewaren als de omringende regels. De correctie is visueel niet te onderscheiden. Dat telt wanneer het document terug naar de wederpartij gaat voor ondertekening, wanneer een ambtenaar van de Belastingdienst of van het UWV het opnieuw zal scannen, of wanneer het bestand in archief blijft en elk zichtbaar verschil eruit zou zien als manipulatie.

Wanneer u alleen iets toevoegt — een handtekening op een lege plek, een datum naast een vinkje, een naam in een lege regel, een stempel — voldoet een overlay prima, en zo regelt het hulpmiddel dat ook automatisch. Het kiest zelf: vervangen of overlay, afhankelijk van wat u verandert.

Bij scans en foto's van documenten

Een scan of foto van een document is een apart geval. In zo'n bestand zit geen tekst, alleen het beeld van een pagina met tekst erop. Het hulpmiddel herkent een gescande pagina en start bij de eerste klik tekstherkenning (OCR), zodat u een woord kunt selecteren en vervangen alsof het een gewoon PDF is. OCR is niet perfect: handschrift, zeer smalle tabelkolommen of ongebruikelijke lettertypes kunnen het in de war brengen. Op gedrukte tekst in een schone scan met fatsoenlijke resolutie werkt het goed.

Wat u nog meer in hetzelfde venster doet

Naast het wijzigen van tekst bundelt de editor de handelingen waarvoor u eerder tussen drie of vier sites moest schakelen: een handgeschreven handtekening met muis of vinger op een touchscreen plaatsen (voor contracten, machtigingen, huurovereenkomsten, opdrachtbevestigingen); een afbeelding van een bedrijfs- of notarisstempel neerleggen; met markeerstift het belangrijke uitlichten; een pijl of cirkel tekenen om naar een passage te wijzen; een regel zwart maken die niet in de doorgestuurde kopie hoort (voor permanent verwijderen tot in de structuur van het bestand zie redact-pdf).

Pagina-bewerkingen leven in hetzelfde venster: een ondersteboven gescande pagina draaien, lege bladzijden verwijderen, nieuwe pagina's invoegen en daarop schrijven, marges bijsnijden voor een printerprofiel. Alles in één sessie, zonder van tool te wisselen.

Als het PDF naar de Belastingdienst, UWV of de wederpartij gaat

Documenten voor de overheid of voor derden hebben verwachtingen aan het formaat. De aangifte loopt tegenwoordig via Mijn Belastingdienst met DigiD-authenticatie — bijlagen zoals bewijsstukken of verklaringen blijven PDF. De zinnigste werkwijze is alle correcties hier te voltooien, het document een laatste keer te bekijken en pas daarna te uploaden of te ondertekenen met een gekwalificeerde elektronische handtekening (KPN PKIoverheid, ConnectiveSign, Signhost) of met een dienst zoals DocuSign of Adobe Sign. Na een gekwalificeerde handtekening is het PDF niet meer te wijzigen zonder de handtekening te verbreken, dus de inhoud sluit u eerder af. Hetzelfde geldt voor stukken die u via Mijn UWV of via het bedrijfslevenloket overheid.nl indient.

Als het eindbestand te groot is voor het portaal, stuurt u het op het laatst door compress-pdf — een gecomprimeerd PDF laat zich daarna lastiger bewerken.

Wanneer de editor niet past

• PDF met wachtwoord — een versleuteld bestand moet eerst worden ontgrendeld. Hebt u het wachtwoord, stuur het bestand dan door unlock-pdf.
• Gevoelige gegevens permanent verwijderen. Een gewone bewerking vervangt de zichtbare tekst, maar de oorspronkelijke tekens kunnen achterblijven in de structuur van het bestand (zoekindex, toegankelijkheids-tags). Voor BSN, rekeningnummers, geboortedata die echt moeten verdwijnen is er redact-pdf.
• Document in het Chinees, Japans of Koreaans met een lettertype dat alleen voor de gebruikte tekens is ingesloten. Tikt u een teken dat niet in het origineel zat, dan meldt het hulpmiddel dat het voor die wijziging op een generiek lettertype is teruggevallen.
• Heel groot PDF — honderden MB. De bewerking draait in het geheugen van de browser en zo'n bestand past er niet altijd in, vooral op de telefoon. Knip het bestand met split-pdf, bewerk het stuk dat u nodig hebt en voeg alles weer samen met merge-pdf.

Wat er met uw bestand gebeurt

Alles draait in de browser, op uw apparaat. Het PDF opent in het geheugen, de bewerkingen worden daar uitgevoerd, het uiteindelijke bestand wordt op uw apparaat samengesteld. Noch het document noch fragmenten ervan gaan naar onze server — open ter controle de ontwikkelaarsgereedschappen van de browser, tabblad „Netwerk", en plaats het bestand: u ziet geen uitgaande verzoeken met de inhoud. Dat is van belang voor contracten met persoonsgegevens, voor interne bedrijfsdocumenten, voor medische verslagen, voor elk bestand dat u liever niet door een externe dienst laat lopen.