PDF bearbeiten
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Was Sie an einem fertigen PDF ändern können

Das Häufigste ist klein: einen Tippfehler in einem schon unterschriebenen Vertrag, ein falsches Datum auf einer Rechnung, einen Preis im Angebot, der sich nach dem letzten Abstimmungsschritt geändert hat. Das Original im DATEV-Buchhaltungsmodul, im Word-Dokument oder im Vorlagen-Tool noch einmal anzustoßen ist meist der längere Weg, vor allem wenn auf dem PDF schon Unterschriften, Stempel oder Anmerkungen anderer stehen.

Im Editor passen Sie den Text direkt an, fügen einen neuen Absatz an freier Stelle ein, setzen eine Unterschrift, füllen ein Formularfeld, malen mit der Maus oder dem Stift etwas dazu. Sie können Seiten löschen, drehen, neu anordnen, ein Wasserzeichen einfügen, Seitenzahlen vergeben. Die Originaldatei bleibt unverändert auf der Festplatte — die geänderte Version ist ein neues PDF, das Sie am Ende herunterladen.

Warum die Korrekturen wie original wirken

Wer schon einmal in einem anderen Online-Editor ein PDF korrigiert hat, kennt das Bild: die korrigierte Zeile kommt in einer anderen Schrift, leicht abweichender Größe, und jeder, der die Datei neben dem Original sieht, erkennt sofort, wo bearbeitet wurde. Die meisten Editoren schreiben einfach neuen Text auf alten — meistens in einer Standardschrift wie Helvetica oder Arial.

Dieses Tool versucht zuerst den schwierigeren Weg: den Text im Original ändern und dabei dieselbe Schriftart, dieselbe Größe und dieselben Buchstabenabstände wie in den umgebenden Zeilen behalten. Die Korrektur ist optisch nicht mehr von der Vorlage zu unterscheiden. Das zählt, wenn das Dokument zur Vertragspartei zurückgeht, wenn ein Sachbearbeiter im Finanzamt das Formular noch einmal scannen wird oder wenn das Original im Archiv unverändert wirken soll.

Wenn Sie nur etwas hinzufügen — eine Unterschrift, ein Datum neben einem Häkchen, einen Namen in eine leere Zeile, einen Stempel — ist eine Überlagerung in Ordnung, und genau so geht das Tool damit um. Es entscheidet selbst, ob es ersetzen oder überlagern soll.

Bei Scans und Foto-PDFs

Ein Scan oder ein Handyfoto eines Dokuments ist ein eigener Fall. In so einer Datei steht kein Text, sondern nur das Bild einer Seite mit Text darauf. Das Tool erkennt eine gescannte Seite und startet beim ersten Klick eine Texterkennung (OCR), damit Sie ein Wort markieren und genauso ersetzen können wie in einem normalen PDF. OCR ist nicht perfekt: Handschrift, sehr enge Tabellenspalten oder ungewöhnliche Schriften können sie verwirren. Auf gedrucktem Text in einem sauberen Scan mit ordentlicher Auflösung funktioniert sie gut.

Was sich sonst noch im selben Fenster machen lässt

Außer dem Textänderungsmodus deckt der Editor die Aufgaben ab, für die Sie sonst zwischen drei oder vier Webseiten gewechselt sind: eine handschriftliche Unterschrift mit Maus oder Touchscreen setzen (für Verträge, Vollmachten, Mietverträge, Honorarvereinbarungen); ein eingescanntes Firmen- oder Kanzleisiegel als Bild auflegen; mit Marker Wichtiges hervorheben; einen Pfeil oder einen Kreis zur Stelle ziehen, auf die Sie aufmerksam machen wollen; eine Zeile schwärzen, die nicht in die weitergeleitete Kopie soll (zum dauerhaften Entfernen — also auch aus der internen Struktur der Datei — geht es weiter im Tool redact-pdf).

Seitenoperationen liegen im selben Fenster: eine kopfüber gescannte Seite drehen, leere Seiten löschen, neue Seiten einfügen und beschreiben, Ränder zuschneiden. Alles in einer Sitzung, ohne den Wechsel zwischen mehreren Tools.

Wenn das PDF zum Finanzamt, an die Behörde oder an die Gegenpartei geht

Dokumente für Behörden oder externe Stellen haben Erwartungen ans Format. Die Steuererklärung läuft inzwischen meistens über ELSTER, aber Anlagen wie Belege, Bescheinigungen, Aufstellungen werden weiterhin als PDF eingereicht — am sinnvollsten ist es, alle Korrekturen hier zu machen, das Dokument ein letztes Mal zu prüfen und erst dann in ELSTER hochzuladen oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) zu versehen. Nach einer QES-Signatur lässt sich das PDF ohne Bruch der Signatur nicht mehr ändern. Das gleiche Prinzip gilt für Verträge, die mit DocuSign, Adobe Sign oder sign-me unterschrieben werden — Inhalt vor der Signatur einfrieren.

Wenn die Datei nach den Änderungen sehr groß geworden ist, schicken Sie sie am Ende durch compress-pdf — aber wirklich am Ende, nach Unterschrift und letzter Prüfung, weil komprimierte PDFs nachträglich schwerer zu bearbeiten sind.

Wann der Editor nicht passt

• PDF mit Passwort — verschlüsselte Dokumente müssen erst entschlüsselt werden. Wenn Sie das Passwort haben, schicken Sie die Datei durch unlock-pdf.
• Sensible Daten dauerhaft entfernen. Eine normale Bearbeitung ersetzt nur den sichtbaren Text, die Originalzeichen können in der Dateistruktur (Suchindex, Tags für Bildschirmleser) übrigbleiben. Für Konto- oder Steuernummern, Personalausweisnummern, Geburtsdaten, die wirklich verschwinden müssen, gibt es redact-pdf.
• Dokument auf Chinesisch, Japanisch oder Koreanisch, in das nur die tatsächlich vorkommenden Zeichen eingebettet sind. In so einer Datei fehlen alle Zeichen, die nicht im Originaltext waren — wenn Sie ein neues solches Zeichen tippen, fällt das Tool für genau diese Stelle auf eine Standardschrift zurück und sagt Ihnen das.
• Sehr großes PDF — mehrere hundert MB. Die Bearbeitung läuft im Browser-Speicher, und besonders auf dem Smartphone kann der Speicher knapp werden. Teilen Sie die Datei mit split-pdf, bearbeiten Sie den Teil, den Sie brauchen, und führen Sie alles über merge-pdf wieder zusammen.

Was mit Ihrer Datei passiert

Alles läuft im Browser auf Ihrem Gerät. Das PDF wird im Speicher geöffnet, die Bearbeitung passiert dort, die fertige Datei wird auf Ihrem Gerät zusammengesetzt. Weder die Datei noch Bruchstücke gehen an unseren Server — zur Überprüfung öffnen Sie die Entwicklerwerkzeuge des Browsers, Reiter „Netzwerk", und ziehen das Dokument hinein: keine ausgehenden Anfragen mit dem Inhalt. Das ist relevant für Verträge mit Personendaten, für interne Unternehmensdokumente, für Arztbriefe, für jede Datei, die nicht durch einen fremden Online-Dienst laufen soll.