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trennen

Wann es sich lohnt, ein PDF zu teilen

Meistens geht es darum, weniger als das Ganze zu verschicken. Ein 60-seitiger Bericht enthält ein Kapitel, das die Kollegin braucht, und 59 Seiten, die sie nicht braucht. Ein Stapel gescannter Belege enthält genau die eine Quittung, die in die Reisekostenabrechnung gehört. Ein langer Vertrag hat einen Anhang, der zu einem anderen Vertragspartner geht als der Hauptteil. Ein Kontoauszug von der Sparkasse, ING oder N26 deckt sechs Monate ab, doch der Sachbearbeiter der Bank fragt nur die letzten drei ab. In all diesen Fällen ist das richtige Werkzeug das Gegenteil des Zusammenführens — aus einem PDF kleinere PDFs erzeugen.

Die Originaldatei bleibt unangetastet auf Ihrer Festplatte. Heruntergeladen wird eine neue Kopie (oder mehrere) genau der Teile, die Sie brauchten.

Drei Modi für drei Bedarfsfälle

• Alle Seiten — die Eingabe wird zu einem PDF pro Seite. Ein 30-seitiges Dokument ergibt 30 separate PDFs. Sinnvoll, wenn jede Seite an eine andere Person geht oder wenn Sie sie im Datei-Explorer einzeln durchsehen wollen. Nachteil: 30 Download-Dialoge nacheinander.
• Bereich — geben Sie ein „von" und ein „bis" ein (etwa 5 bis 12), und das Ergebnis ist ein einzelnes PDF mit genau diesen Seiten. Der Alltagsfall: Kapitel 4 herauslösen, einen Anhang isolieren, die zweite Hälfte eines Scans extrahieren.
• Auswahl — auf Vorschaubilder klicken und Seiten einzeln auswählen. Ergebnis ist ein einzelnes PDF nur mit den ausgewählten Seiten in ihrer ursprünglichen Reihenfolge. Richtig, wenn die gewünschten Seiten nicht zusammenhängen — etwa Seiten 1, 3, 5 und 12.

Die Modi schließen sich gegenseitig aus — einen wählen, einrichten, herunterladen. Um es mit einem anderen Modus zu versuchen, in der Werkzeugleiste den Tab wechseln.

Was die Teilung übersteht und was nicht

Alles, was zum Seiteninhalt gehört, kommt sauber durch: Text, Bilder, Kopf- und Fußzeilen, Layout, Schriften. Anmerkungen auf einer behaltenen Seite (Markierungen, Haftnotizen, Verlinkungen) bleiben mit der Seite erhalten. Ausgefüllte Formularfelder bleiben ausgefüllt. Eine gescannte Seite bleibt ein Bild — Teilen führt keine optische Zeichenerkennung (OCR) aus.

• Lesezeichen (die Navigationsstruktur) gehen verloren. Jedes Ergebnis-PDF kommt ohne Inhaltsverzeichnis heraus, selbst wenn Lesezeichen in seine Seiten verwiesen. Für den typischen Fall (einen Auszug zum Verschicken erstellen) wird das Inhaltsverzeichnis ohnehin selten gebraucht.
• Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) werden ungültig. Eine Signatur ist an die exakten Bytes einer bestimmten Datei gebunden. Beim Teilen entsteht eine neue Datei, und die Signatur der ursprünglichen passt nicht mehr. Wenn das Erhalten der QES wichtig ist — etwa bei einem Mietvertrag, einer Vollmacht oder einer ELSTER-Bestätigung mit D-Trust- oder Bundesdruckerei-Zertifikat — teilen Sie nicht die signierte Datei, sondern eine Kopie und signieren Sie den Auszug.
• PDF/A-Status wird nicht erhalten. Wenn die Quelle PDF/A für die Langzeitarchivierung war (etwa für die GoBD-konforme Aufbewahrung), kommen die Teile als gewöhnliche PDFs heraus.
• Seitenzahlen in Kopf- oder Fußzeilen werden nicht neu nummeriert. Wenn auf der ursprünglichen Seite 27 in der Fußzeile „Seite 27 von 60" stand, steht das auch im extrahierten Einseiter — das Werkzeug kopiert Inhalt, schreibt ihn aber nicht um.

Wenn das PDF an Behörde oder Vertragspartner geht

Im persönlichen ELSTER-Bereich des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt), im BAföG-Online-Antragsportal, im Kundenportal der Bundesagentur für Arbeit oder bei einer Krankenkasse wie Techniker Krankenkasse (TK), AOK oder Barmer ist die Anlage meist auf 5–20 MB pro Datei begrenzt. Deshalb wird das Originaldokument in Teile geschnitten und nur das Nötige hochgeladen. Genauso bei Bankprozessen — Sparkasse, Volksbank, Deutsche Bank, Commerzbank, ING, N26 fragen für eine Baufinanzierung oder einen Kreditantrag in der Regel die letzten drei oder sechs Monate Kontoauszug ab. Hier den Bereich extrahieren und in das Bankportal hochladen. Wenn die Datei trotzdem noch zu groß ist, im letzten Schritt — und ohne weitere Bearbeitung — durch compress-pdf schicken.

Wenn das Teilen hier nicht das Richtige ist

• Wenn Sie nur ein paar Seiten entfernen wollen, ist delete-pdf-pages direkter: Seiten zum Löschen wählen, Rest herunterladen.
• Wenn Seiten umsortiert, nicht extrahiert werden sollen, siehe organize-pdf — das ist das Werkzeug für Seitenumordnung innerhalb einer Datei.
• Wenn nur der Text einer einzelnen Seite gebraucht wird, ist das Konvertieren dieser Seite zu JPG oder das Extrahieren ihres Textes oft nützlicher. Siehe pdf-to-jpg oder pdf-to-txt.
• PDF mit Passwort — vor dem Teilen durch unlock-pdf entsperren.

Was mit Ihrer Datei passiert

Alles geschieht in Ihrem Browser, auf Ihrem Gerät. Öffnen Sie die Entwicklertools, Tab „Netzwerk", und ziehen Sie die Datei hinein — Sie sehen keine ausgehenden Anfragen mit ihrem Inhalt. Das zählt für Mietverträge mit personenbezogenen Daten, für Lohnabrechnungen, für Atteste — für jede Datei, die Sie lieber nicht durch einen externen Dienst laufen lassen.